Niscaya sebuah organisasi menjadi besar tanpa pernah melalui pelbagai persoalan. Manusia selaku salah satu unsur dalam organisasi merepresentasikan kematangan organisasi dari tanggungjawab yang dimainkannya. Penanggung Jawab Sekretariat Beasiswa AAT – Malang Emy Anggraini berbagi cerita tentang mengatasi permasalahan kurang tertib administrasi di Sekretariat Malang. “Harus menjemput bola,” tutur Emy
Sekitar tahun 2016 lalu, Sekretariat Beasiswa AAT – Malang terancam ditutup karena belum tertib administrasi. Kala itu, Sekretariat mengkoordinir sekitar 13 sekolah dengan total anak asuh sekitar 300 orang. Ketidakberesan administrasi disinyalir karena kendala komunikasi.
“Komunikasi belum lancar,” ungkap Emy.
Beberapa sekolah yang dikunjungi
Biasanya, administrasi anak asuh dilaporkan ke Sekretariat berupa tanda terima dan rapor yang selanjutnya oleh tim Sekretariat diupload ke Sistem Informasi Anak Asuh http://www.sianas.aat.or.id/ demi kepentingan pertanggungjawaban kepada donatur. Untuk mengatasi permasalahan tersebut, Emy akhirnya memutuskan untuk turun lapangan. Sekolah-sekolah yang tidak beres, didatangi.
“Yang kami lakukan adalah keliling sekolah (dengan jarak 350km dari sekre Malang) untuk ngambil dan membantu sekolah menyelesaikan laporan,” tuturnya
Menurut perempuan yang juga berprofesi sebagai guru ini, komunikasi dengan sekolah sangat penting. Manfaat komunikasi antara lain untuk membina hubungan emosional dan menjalin relasi. “Komunikasi dengan sekolah sangat penting. Jadi kesannya, kita ini gak horor pas nagih laporan” tambah Emy
Lambat laun, cara yang diterapkan ini membuahkan hasil. Perlahan tertib administrasi di lingkungan Sekretariat Beasiswa AAT – Malang membaik. Ia pun mengaku bahagia karena ternyata sedikit waktu luang yang dimanfaatkan untuk ke lapangan bisa membantu senyum anak-anak dan sekolah. “Sekarang di Sekretariat Beasiswa AAT – Malang ada 20 sekolah.”
Emy berpesan agar gerakan menjemput bola bisa ditingkat. Karena hal ini termasuk sesuatu yang menunjukan tanggungjawab pribadi.
*Emy Anggraini, Penanggung Jawab Sekretariat Beasiswa AAT – Malang. Tulisan ini adalah sharing bersama terkait tema “Gerakan Kasih Sayang dalam Beasiswa Anak-Anak Terang” dalam rangka merayakan Hari Kasih Sayang.