Rapat pengurus pusat Anak-anak Terang (AAT) dilaksanakan 2 hari, yaitu pada tanggal 26 Oktober sampai tanggal 27 Oktober 2013. Rapat pengurus pusat pada hari pertama dimulai pada pukul 15.00. Rapat tersebut dihadiri oleh seluruh PK (Pendamping Komunitas) atau Staff Administrasi sekretariat Yogyakarta dan perwakilan PK atau Staff Administrasi dari sekretariat Semarang, Madiun, dan Malang. Dalam Rapat itu dibedakan antara rapat PK Yogyakarta dan rapat pengurus pusat. Memang tidak semua PK yang ditunjuk untuk menjadi pengurus pusat bisa datang, tetapi itu sudah mewakili semuanya. Dalam Rapat tersebut dijelaskan tentang tugas yang harus dikerjakan oleh setiap divisi dan pemilihan bagian untuk setiap PK. Beberapa PK juga bisa memilih sendiri mau masuk ke divisi mana, yang dirasa lebih mereka kuasai. Tetapi ada juga yang sudah ditentukan oleh Mbak Alma dan Mbak Chika untuk bertugas dalam divisi tertentu. Tidak lama rapat itu berlangsung karena hanya menjelaskan gambaran tugas-tugas dan memilih bagian untuk pengurus pusat. Rapat pun selesai dan akan dilanjutkan pada keesokan harinya, yaitu hari Minggu tanggal 27 Oktober 2013.
Rapat pada hari Minggu dihadiri oleh perwakilan PK dari sekretariat Madiun, Malang, dan Semarang. Walaupun ada PK yang baru tiba di Yogyakarta pukul 07.00 dan rapat dimulai pukul 08.00 pagi, tidak menjadi penghalang bagi mereka untuk tetap bersemangat dan berkumpul antar sesama PK dari berbagai sekretariat. Rapat pengurus pusat tersebut diawali dengan pengenalan SIANAS (Sistem Informasi Anak Asuh) kepada PK baru yang belum begitu tahu tentang SIANAS. Saat itu, Mbak Alma yang bertugas menjelaskan apa itu SIANAS kepada PK baru dan lama agar lebih mengenal lagi tentang SIANAS.
Pembagian Divisi
Setelah pengenalan SIANAS selesai, mulailah penjelasan untuk pengurus pusat. Beberapa PK yang hari sebelumnya belum sempat datang dan belum mengetahui pembagian divisi atau staff pengurus pusat dijelaskan kembali oleh Mbak Alma dan Mbak Cika. Kemudian dimulai dengan memilih bagian divisi oleh para PK yang belum mendapatkan bagian. Setelah semuanya masuk dan mendapat bagian dalam divisi masing-masing, mulailah penjelasan mengenai masing-masing tugas yang harus dilakukan oleh para pengurus pusat.
Penjelasan tentang divisi dilakukan oleh Mbak Alma, Mbak Cika, dan Mbak Lia sebagai pengurus pusat yang lama dan memang yang sudah senior di antara yang lain. Divisinya dibagi menjadi 8 bagian, yaitu Divisi Keuangan yang diisi oleh Agustina Awalia Riyanti, Mahdalena Salupra, Mikaella Maria Dicna Advenia, dan Ryan Frederick, Divisi Kesekretariatan yang diisi oleh Brigitta Tri Damayanti, Lucas Kristiawan, dan Dhika M. Putera, Divisi Admin Media yang diisi oleh Ryan Frederick dan Maria Elisabeth Roberta, divisi Jurnalistik yang diisi oleh Rike Kotikhah, Divisi Kreatif yang diisi oleh Dica Herra Vidianti, Divisi Operasional yang diisi oleh Aloysius Handy Wibowo dan Rosalina Desti Wulandari, Divisi Data Base/SIANAS yang diisi oleh Caroline Nadia Laksita Devy, serta Divisi Beasiswa Perguruan Tinggi yang diisi oleh Ikka Marissa.
Sebelum dilakukan penjelasan, pengurus masing-masing divisi berkumpul menjadi satu. Mereka mulai dijelaskan tugas-tugas setiap divisi. Kemudian tugas tersebut dibagi lagi sesuai dengan kesepakatan dan kemampuan setiap anggota divisi. Sehingga dalam satu divisi dapat saling bekerja sama menyelesaikan setiap tugas yang harus dikerjakan. Setelah mengetahui tugas masing-masing, penjelasan diperdalam dengan praktik langsung. Dalam praktik ini memang tidak bisa lengkap dan hanya dengan contoh saja. Penjelasan secara praktik ini meliputi banyak hal, contohnya saja tugas untuk mengunggah foto di web AAT, mengirim data, memasukkan/menginput data ke SIANAS, meng-update penerimaan transfer dari donatur, dan masih ada yang lain lagi. Penjelasan ini memang lebih lama dari yang sebelumnya yaitu penjelasan tentang SIANAS, karena penjelasan ini lebih detail dan harus benar-benar dimengerti oleh masing-masing pengurus, mengingat tidak setiap saat mereka bisa mendapat penjelasan lebih detail karena pengurus datang dari berbagai kota.
Hal terakhir yang dilakukan yaitu sedikit penjelasan tentang pengurus sekretariat cabang. Tidak banyak yang harus dijelaskan karena hal ini tidak sekompleks tugas pengurus pusat. Karena semua dirasa cukup dan sudah selesai, rapat pengurus pusat pun berakhir pada siang hari dan ditutup dengan makan siang bersama.
Mikaella Maria Dicna Advenia Staff Admin AAT Yogyakarta [qrcode content=”https://aat.or.id/rapat-pengurus-pusat” size=”175″]
